Polityka prywatności i plików cookies

Serwisu CEPEST (dalej jako „Polityka”)

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem Serwisu CEPEST („Serwis”) oraz w ramach świadczenia powiązanych z Serwisem usług i funkcjonalności przez Administratora.
2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest – BRC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Puławach przy ul. Lubelskiej 55, 24-100, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000703326, NIP: 7123351901, REGON: 368713841 (dalej jako „Administrator”).
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora jest:
   1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (dalej jako „Rozporządzenie” lub „RODO”).
   2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz.U. 2019, poz. 1781 (dalej jako „Ustawa”).
4. Wszelki kontakt w zakresie ochrony danych osobowych należy kierować bezpośrednio do Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: rodo@cepest.eu
5. Administrator dokłada szczególnej staranności w zakresie poszanowania prywatności osób nawiązujących kontakt z Administratorem oraz jego Klientów (dalej: „Użytkownicy”). Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych danych osobowych oraz zapewnia podjęcie wszelkich środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy Rozporządzenia i Ustawy. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
6. Administrator stosuje zabezpieczenia informatyczno-techniczne służące ochronie przekazywanych przez Użytkowników danych osobowych przed przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieuprawnionym ich zniszczeniem, utratą, przeróbką, ujawnieniem, użyciem lub dostępem do nich. Dane osobowe udostępniane są wyłącznie tym podmiotom, którym są one niezbędne do realizacji zadań i są one przetwarzane wyłącznie w celach opisanych w niniejszej Polityce.
7. Administrator nie przekazuje danych osobowych Użytkowników do państw trzecich.
8. Administrator nie korzysta z mechanizmów profilowania wykorzystujących dane osobowe. Administrator nie podejmuje decyzji w indywidualnych przypadkach w sposób zautomatyzowany oraz nie stosuje profilowania Użytkowników. Administrator nie gromadzi, ani nie przetwarza danych wrażliwych, zwanych w Rozporządzeniu „szczególnymi kategoriami danych osobowych”. W przypadku przesłania przez Użytkownika danych wrażliwych, Administrator nie będzie ich przetwarzał i natychmiast je usunie.
9. Administrator śledzi i analizuje zachowania Użytkowników podejmowane w ramach Serwisu w celach statystycznych oraz optymalizacji Serwisu.
10. Administrator wykorzystuje narzędzia funkcjonujące w oparciu o pliki cookies, zarówno własne, jak i pliki cookies podmiotów trzecich. W ramach ww. narzędzi Administrator nie ma dostępu do informacji, które pozwalałyby na identyfikację Użytkownika. Obejmuje to narzędzia analityczne, marketingowe, społecznościowe oraz komunikacyjne. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami plików cookies bezpośrednio z poziomu Serwisu. Można w ten sposób włączać i wyłączać poszczególne narzędzia oraz odpowiadające im pliki cookies. Możliwe jest również zarządzanie ustawieniami plików cookies z poziomu przeglądarki internetowej. Więcej informacji na temat plików cookies znajduje się w rozdziale 7. niniejszej Polityki prywatności.

2. Uprawnienia Użytkownika

1. Użytkownik Serwisu ma następujące prawa wynikające z przetwarzania jego danych osobowych:
   1. prawo żądania dostępu do własnych danych osobowych – Użytkownik ma prawo do uzyskania potwierdzenia czy Administrator przetwarza jego dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniony do uzyskania dostępu do danych oraz otrzymania informacji dotyczących danych takich jak np.: cel przetwarzania, kategorie danych, informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowany okres przechowywania danych osobowych bądź kryteria ustalania tego okresu; powyższe prawo obejmuje również prawo do otrzymania bezpłatnie kopii danych (za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się Użytkownik, Administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych),
   2. prawo do sprostowania danych osobowych (gdy są one nieprawidłowe), co obejmuje także wniesienie żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
   3. prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), w następujących okolicznościach: gdy dane osobowe Użytkownika nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, Użytkownik cofnął zgodę na ich przetwarzanie i nie istnieje inna podstawa przetwarzania danych, Użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania, dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w Prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator, dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego,
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, gdy: Użytkownik kwestionuje prawidłowość danych osobowych (na okres pozwalający Administratorowi sprawdzenie prawidłowości tych danych), przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Użytkownik sprzeciwia się usunięciu danych, Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są jednak potrzebne Użytkownikowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, Użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu Użytkownika,
   5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, gdy: Użytkownik nie chce, aby Administrator przetwarzał dane osobowe Użytkownika,
   6. prawo do przenoszenia danych, w tym otrzymania od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które dostarczył Użytkownik, w tym prawo żądania by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu Administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe),
   7. prawo do cofnięcia wyrażanej zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej cofnięciem),
   8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Użytkownik uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia,
2. W razie jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz w celu realizacji powyższych uprawnień należy skontaktować się z Administratorem poprzez wiadomość e-mail.

3. Odbiorcy danych

1. Dla prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz profesjonalnego świadczenia swoich usług i udostępniania funkcjonalności, konieczne jest korzystanie przez Administratora z usług podmiotów zewnętrznych. Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
2. Administrator może korzystać w szczególności z następujących kategorii odbiorców:
   1. dostawcy usług księgowych, prawnych i doradczych (w szczególności biuro księgowe, kancelaria prawna, firma windykacyjna),
   2. dostawcy usług hostingowych,
   3. dostawcy usług chmury obliczeniowej,
   4. dostawcy systemu CRM,
   5. dostawcy systemu do fakturowania,
   6. dostawcy obsługujący płatności,
   7. dostawcy usług zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne (w szczególności dostawcy oprogramowania komputerowego do prowadzenia Serwisu i świadczenia usług, w tym do obsługi zgłoszeń dotyczących funkcjonowania Serwisu, dostawcy poczty elektronicznej, dostawcy rozwiązań z zakresu marketingu automatycznego, oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą i udzielania pomocy technicznej Administratorowi),
   8. inne podmioty, jeśli korzystanie z ich usług konieczne jest do prawidłowego działania Serwisu oraz świadczenia usług przez Administratora.
3. Wszystkie podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.
4. Z każdym z podmiotów przetwarzających, stosownie do art. 28 ust. 3 Rozporządzenia, Administrator ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
5. Administrator może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych przez Serwis upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania.

4. Cele przetwarzania, okres przechowywania oraz zakres danych

1. Cel przetwarzania: nawiązanie kontaktu z Administratorem poprzez wiadomość e-mail lub poprzez rozmowę telefoniczną przez osobę niezwiązaną z Administratorem na podstawie jakiejkolwiek umowy lub współpracy

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: do momentu odwołania zgody przez Użytkownika, a po odwołaniu zgody przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego.

   Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane dobrowolnie zamieszczone w treści wiadomości przez Użytkownika lub dane dobrowolnie wskazane w treści rozmowy przez Użytkownika.

   Konsekwencją niepodania powyższych danych może być brak możliwości nawiązania kontaktu z Administratorem poprzez wiadomość e-mail.

2. Cel przetwarzania: nawiązanie kontaktu z Administratorem poprzez wypełnienie formularza kontaktowego przez osobę niezwiązaną z Administratorem na podstawie jakiejkolwiek umowy lub współpracy

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: do momentu odwołania zgody przez Użytkownika, a po odwołaniu zgody przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego.

   Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu oraz dane dobrowolnie zamieszczone w treści wiadomości przez Użytkownika.

   Konsekwencją niepodania powyższych danych może być brak możliwości nawiązania kontaktu z Administratorem przy wykorzystaniu formularza kontaktowego.

3. Cel przetwarzania: wykonanie Umowy udzielenia licencji na Oprogramowanie oraz umowy sprzedaży (Zamówienia)

   Podstawa prawna: Artykuł 6 ust. 1 lit. b) i c) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

   Zakres danych: imię i nazwisko, nazwa przedsiębiorstwa, NIP, adres prowadzenia działalności gospodarczej, numer telefonu, adres e-mail.

   Więcej informacji na temat obsługi Zamówień w rozdziale 5.

4. Cel przetwarzania: prowadzenie ksiąg rachunkowych

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia w zw. z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 stycznia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (tj. Dz.U. 2019, poz. 900) lub art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).

   Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa nakazującymi Administratorowi przechowywanie ksiąg podatkowych (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej) lub rachunkowych (5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą).

   Zakres danych: imię, nazwisko, nazwa przedsiębiorstwa, adres siedziby.

5. Cel przetwarzania: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.

   Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania.

6. Cel przetwarzania: prowadzenie marketingu oraz zapewnienie jak najszerszej obecności w Internecie

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) i f) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.

   Zakres danych: adres e-mail.

7. Cel przetwarzania: Obsługa Reklamacji i odstąpienia od umowy

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) i f) Rozporządzenia.

   Okres przechowywania: Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia. Reklamacje oraz oświadczenia o odstąpieniu od umowy mogą być ponadto archiwizowane w celu możliwości wykazania w przyszłości przebiegu procesu reklamacyjnego lub odstąpienia od umowy.

   Więcej informacji na temat przetwarzania danych w związku z obsługą Reklamacji w rozdziale 6.

5. Zamówienia

1. Składając zamówienie za pośrednictwem Serwisu, Użytkownik jest zobowiązany do podania danych niezbędnych do realizacji zamówienia, takich jak nazwa przedsiębiorstwa, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia.
2. Dane przekazane Administratorowi w związku z zamówieniem, przetwarzane są w celu wykonania umowy zawieranej poprzez złożenie zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), uwzględnienia faktury w dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane o zamówieniach będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przetwarzane przez Administratora w celach archiwalnych i statystycznych, w szczególności w celu identyfikacji Użytkownika powracającego. Administrator ma obowiązek przechowywać faktury z danymi osobowymi przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

6. Reklamacje

1. Jeżeli Użytkownik składa reklamację, przekazuje dane osobowe zawarte w treści reklamacji, które obejmują imię i nazwisko/nazwa, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by złożyć reklamację lub odstąpić od umowy.
2. Dane przekazane Administratorowi w związku ze złożeniem reklamacji wykorzystywane są w celu realizacji procedury reklamacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a następnie w celach archiwalnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury. Reklamacje mogą być ponadto archiwizowane w celu możliwości wykazania w przyszłości przebiegu procesu reklamacyjnego.
4. W przypadku danych zawartych w reklamacjach oraz oświadczeniach o odstąpieniu od umowy Użytkownik nie ma możliwości sprostowania tych danych. Nie może również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy Użytkownik może jednak sprzeciwić się przetwarzaniu przez Administratora danych, jak również domagać się usunięcia danych z bazy.

7. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies, tj. niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, smartfonie), które mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora.
2. Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlana jest informacja na temat stosowania plików cookies wraz z pytaniem o zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies z poziomu swojej przeglądarki albo w ogóle usunąć pliki cookies. Należy pamiętać, że wyłączenie plików cookies może powodować trudności w korzystaniu z Serwisu.
3. Administrator wykorzystuje pliki cookies własne w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu.
4. Serwis wykorzystuje funkcje zapewniane przez podmioty trzecie, co wiąże się z wykorzystywaniem plików cookies pochodzących od podmiotów trzecich.
5. Pliki cookies są wykorzystywane w celu: identyfikacji Użytkowników; zapamiętywania aktywności użytkownika w Serwisie; zapamiętywania danych z wypełnianych formularzy lub danych logowania, prowadzenia statystyk.
6. Administrator korzysta z narzędzia Google Analytics, którego dostawcą jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia w celu tworzenia statystyk i ich analizy oraz optymalizacji działania Serwisu. Google Analytics w sposób automatyczny gromadzi informacje o korzystaniu z Serwisu. Zgromadzone w ten sposób informacje są najczęściej przekazywane do serwerów Google Analytics. W ramach korzystania z Google Analytics Administrator nie gromadzi jakichkolwiek danych osobowych.

8. Logi serwera

1. Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest Serwis. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
2. Logi obejmują m.in. adres IP Użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym Użytkownika. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
4. Dane powyższe są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

9. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka prywatności może ulec zmianie, o czym Administrator poinformuje Użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem.
2. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 15.05.2025 r.